Besprechung zusammenfassen mit KI – so geht’s ohne Technikstress
Kurz & bündig
Frage: Wie kannst du mit KI ein Protokoll erstellen – ohne Aufnahme?
Antwort: Wenn du dir während eines Meetings Stichpunkte machst, hilft dir ein KI-Tool wie ChatGPT dabei, daraus ein professionelles Protokoll oder eine To-do-Liste zu erstellen – ganz ohne Technikstress oder rechtliche Hürden.
Warum ist das Thema wichtig – gerade im Beruf?
Viele fragen sich: Wie kann ich eine Besprechung zusammenfassen mit KI – ganz ohne Aufnahme oder technische Hürden?
Gerade im Berufsalltag, ob im Büro, im Projektteam oder bei der Mitarbeit in Gremien, ist es oft Aufgabe, Besprechungen schriftlich festzuhalten. Doch mitschreiben, zuhören und mitdenken gleichzeitig – das ist für viele eine echte Herausforderung. Wichtige Punkte gehen unter, die Nachbereitung kostet Zeit.
Hier kann KI unterstützen: Wenn du dir während des Meetings Stichpunkte machst – ob handschriftlich oder digital – hilft dir ein Tool wie ChatGPT dabei, daraus im Nachhinein ein strukturiertes Protokoll oder eine übersichtliche Aufgabenliste zu erstellen. So kannst du eine Besprechung mit KI zusammenfassen, ohne etwas aufzeichnen zu müssen. Das spart Zeit, reduziert Stress und sorgt für Klarheit.
Wo begegnet dir das im Alltag?
Anna, 58, arbeitet in Teilzeit im Team eines Bildungsinstituts. Sie soll regelmäßig die Teambesprechung protokollieren. Während der Gespräche schreibt sie Stichworte mit – mal auf Papier, mal im Tablet. Früher saß sie danach oft lange da und suchte nach den richtigen Formulierungen. Seit sie ChatGPT nutzt, gibt sie ihre Notizen in einfacher Form ein, z. B.:„Hier ist meine Mitschrift vom Teammeeting. Bitte fasse das in Abschnitte und Aufgaben zusammen.“Die KI macht daraus ein professionelles, gegliedertes Protokoll – in Minuten.
➡️ Zum echten Beispiel-Chat
Wie kannst du so arbeiten – ohne Aufnahme, ganz einfach?
So geht’s Schritt für Schritt:
- Mach dir während des Meetings Stichpunkte – z. B. auf Papier, am Laptop oder Tablet
- Direkt danach öffnest du ChatGPT und schreibst: „Bitte fasse meine Notizen als Protokoll zusammen“
- Füge deine Stichpunkte ein – möglichst in kurzer, klarer Form
- Die KI erstellt daraus ein gegliedertes Protokoll oder eine Aufgabenübersicht
Was bringt dir das konkret?
- ✅ Du behältst den Überblick – auch wenn du nicht perfekt mitschreibst
- ✅ Du sparst Zeit bei der Nachbereitung
- ✅ Du bekommst ein sprachlich sauberes Ergebnis
- ✅ Du brauchst keine technischen Vorkenntnisse
Wie gibst du deine Notizen der KI? Ein realistisches Beispiel:
Ich habe mir während des Team-Meetings folgende Notizen gemacht – kannst du mir daraus bitte ein strukturiertes Protokoll mit Abschnitten und Aufgaben erstellen?– Projekt X: Start soll in KW 34 sein, aber IT-Freigabe fehlt noch.
– Herr K. fragt, ob wir mehr Testzeit einplanen können (wurde offen gelassen).
– Marketing hat Rückmeldung zur Kampagne noch nicht gegeben – Frau M. klärt das bis Mittwoch.
– Neue Teamassistenz startet am 1.8., kurze Einführung geplant.
– Rückblick auf Workshop: insgesamt positiv, aber viele hätten sich mehr Struktur gewünscht.
– Frau L. übernimmt die Vorbereitung der nächsten Besprechung.
– Nächstes Meeting: Mittwoch, 14 Uhr – hybrid.
Unten auf der Seite kannst du dir das Chat-Beispiel oder auch das Prompt-Beispiele anschauen, wie es z.B. ChatGPT beantworten würde. Du kannst den Text in dein Word kopieren und dort durch die echten Namen ergänzen.
Was muss ich beim Datenschutz beachten?
Auch ohne Aufzeichnung gilt: Du solltest nie vertrauliche Daten ohne Prüfung weitergeben.
- Keine Namen oder sensiblen Inhalte schreiben – halte deine Notizen neutral
- Frag im Zweifel deine Teamleitung oder IT, ob der Einsatz von ChatGPT im Arbeitskontext erlaubt ist
- Nutze ChatGPT am besten nur für öffentliche oder sachliche Inhalte, z. B. organisatorische Punkte
Fazit
Du brauchst kein Spezialtool und keine Aufzeichnung, um eine Besprechung mit KI zusammenzufassen. Wenn du dir während des Gesprächs klare Stichpunkte machst, kannst du mit einem einfachen Prompt und etwas Übung daraus im Handumdrehen ein strukturiertes Protokoll erstellen lassen. So wird aus deinen Notizen ein klares Ergebnis – ganz ohne Stress.
KI ersetzt keine Aufmerksamkeit – aber sie hilft dir, deine Gedanken klar und strukturiert festzuhalten.
Glossar
| Begriff | Erklärung in einfacher Sprache |
|---|---|
| Protokoll | Eine Zusammenfassung dessen, was in einem Meeting besprochen wurde |
| Stichpunkte | Kurze Notizen mit den wichtigsten Inhalten |
| Prompt | Die Frage oder Anweisung, die du der KI gibst |
| KI (Künstliche Intelligenz) | Programme, die dir beim Schreiben, Strukturieren oder Planen helfen können |
| ChatGPT | Ein KI-Texthelfer, den du wie einen Gesprächspartner nutzen kannst |
