Beispielhafte Prompts mit KI – so findest du die richtigen Worte für berufliche Texte
KI-Prompts für professionelle Kommunikation – von E-Mails bis Stellungnahmen
💼 Schwierige Kundenkommunikation mit KI
Einfacher Prompt
„Schreibe eine E-Mail für eine Reklamation.“
✅ Zu unspezifisch – welche Art Reklamation? An wen? Welcher Ton ist angemessen?
„Schreibe eine E-Mail für eine Reklamation.“
✅ Zu unspezifisch – welche Art Reklamation? An wen? Welcher Ton ist angemessen?
Verbesserter Prompt
„Ich muss einem langjährigen Geschäftskunden antworten, der sich über verspätete Lieferungen beschwert. Bitte formuliere eine professionelle Antwort, die Verständnis zeigt und Lösungen anbietet.“
✅ Kontext ist klar – Beziehung zum Kunden und gewünschter Ton sind erkennbar. Das hilft der KI sehr.
„Ich muss einem langjährigen Geschäftskunden antworten, der sich über verspätete Lieferungen beschwert. Bitte formuliere eine professionelle Antwort, die Verständnis zeigt und Lösungen anbietet.“
✅ Kontext ist klar – Beziehung zum Kunden und gewünschter Ton sind erkennbar. Das hilft der KI sehr.
Profi-Prompt
„Ich bin Abteilungsleiter und muss auf eine Beschwerde unseres wichtigsten Kunden reagieren (Lieferverzögerungen in den letzten 3 Monaten). Bitte formuliere eine E-Mail, die (1) Verantwortung übernimmt, (2) konkrete Verbesserungsmaßnahmen nennt, (3) einen Gesprächstermin anbietet. Ton: professionell, aber persönlich – wir arbeiten seit 8 Jahren zusammen.“
✅ Perfekt: Position, Kontext, Struktur und Beziehungsebene sind definiert – so entsteht eine maßgeschneiderte Antwort.
„Ich bin Abteilungsleiter und muss auf eine Beschwerde unseres wichtigsten Kunden reagieren (Lieferverzögerungen in den letzten 3 Monaten). Bitte formuliere eine E-Mail, die (1) Verantwortung übernimmt, (2) konkrete Verbesserungsmaßnahmen nennt, (3) einen Gesprächstermin anbietet. Ton: professionell, aber persönlich – wir arbeiten seit 8 Jahren zusammen.“
✅ Perfekt: Position, Kontext, Struktur und Beziehungsebene sind definiert – so entsteht eine maßgeschneiderte Antwort.
📧 Interne Kommunikation und Führung mit KI
Einfacher Prompt
„Schreibe eine E-Mail an mein Team über Änderungen.“
✅ Viel zu vage – welche Änderungen? Wie soll das Team reagieren? Welche Stimmung willst du erzeugen?
„Schreibe eine E-Mail an mein Team über Änderungen.“
✅ Viel zu vage – welche Änderungen? Wie soll das Team reagieren? Welche Stimmung willst du erzeugen?
Verbesserter Prompt
„Ich muss meinem 12-köpfigen Team mitteilen, dass wir ab nächstem Monat neue Software einführen. Bitte formuliere eine E-Mail, die motivierend ist und Schulungstermine ankündigt.“
✅ Teamgröße, Thema und gewünschte Wirkung sind klar – die KI kann gezielt formulieren.
„Ich muss meinem 12-köpfigen Team mitteilen, dass wir ab nächstem Monat neue Software einführen. Bitte formuliere eine E-Mail, die motivierend ist und Schulungstermine ankündigt.“
✅ Teamgröße, Thema und gewünschte Wirkung sind klar – die KI kann gezielt formulieren.
Profi-Prompt
„Als Teamleiter muss ich eine größere Umstrukturierung kommunizieren: Zwei Abteilungen werden zusammengelegt, 3 Kollegen wechseln den Bereich. Bitte formuliere eine E-Mail, die (1) transparent informiert, (2) Sorgen ernst nimmt, (3) den Nutzen erklärt, (4) nächste Schritte aufzeigt. Zielgruppe: erfahrene Mitarbeiter 45+, die Veränderungen kritisch sehen.“
✅ Vollständig: Führungskontext, Change-Management-Aspekte und Zielgruppenpsychologie berücksichtigt – professionelle Kommunikation.
„Als Teamleiter muss ich eine größere Umstrukturierung kommunizieren: Zwei Abteilungen werden zusammengelegt, 3 Kollegen wechseln den Bereich. Bitte formuliere eine E-Mail, die (1) transparent informiert, (2) Sorgen ernst nimmt, (3) den Nutzen erklärt, (4) nächste Schritte aufzeigt. Zielgruppe: erfahrene Mitarbeiter 45+, die Veränderungen kritisch sehen.“
✅ Vollständig: Führungskontext, Change-Management-Aspekte und Zielgruppenpsychologie berücksichtigt – professionelle Kommunikation.
🤝 Geschäftspartner und Stakeholder-Kommunikation mit KI
Einfacher Prompt
„Formuliere ein Angebot für einen Kunden.“
✅ Zu oberflächlich – welche Leistung? Welcher Kunde? Welche Preisklasse? Welcher Stil?
„Formuliere ein Angebot für einen Kunden.“
✅ Zu oberflächlich – welche Leistung? Welcher Kunde? Welche Preisklasse? Welcher Stil?
Verbesserter Prompt
„Ich erstelle ein Angebot für Beratungsleistungen an ein mittelständisches Unternehmen. Bitte formuliere eine professionelle Einleitung, die unsere Expertise betont und Vertrauen schafft.“
✅ Leistungsart, Zielgruppe und Zielsetzung sind definiert – die KI kann passend formulieren.
„Ich erstelle ein Angebot für Beratungsleistungen an ein mittelständisches Unternehmen. Bitte formuliere eine professionelle Einleitung, die unsere Expertise betont und Vertrauen schafft.“
✅ Leistungsart, Zielgruppe und Zielsetzung sind definiert – die KI kann passend formulieren.
Profi-Prompt
„Ich bin Geschäftsführer und erstelle ein strategisches Beratungsangebot für einen Familienbetrieb (150 Mitarbeiter, 3. Generation). Thema: Digitalisierung der Produktionsprozesse. Bitte formuliere eine Einleitung, die (1) Respekt vor der Tradition zeigt, (2) Chancen der Digitalisierung erklärt, (3) unsere Erfahrung mit Familienunternehmen betont. Ton: vertrauensvoll, kompetent, nicht belehrend.“
✅ Exzellent: Zielgruppenanalyse, Positionierung, Kommunikationsstrategie und Tonalität – so entstehen überzeugende Angebote.
„Ich bin Geschäftsführer und erstelle ein strategisches Beratungsangebot für einen Familienbetrieb (150 Mitarbeiter, 3. Generation). Thema: Digitalisierung der Produktionsprozesse. Bitte formuliere eine Einleitung, die (1) Respekt vor der Tradition zeigt, (2) Chancen der Digitalisierung erklärt, (3) unsere Erfahrung mit Familienunternehmen betont. Ton: vertrauensvoll, kompetent, nicht belehrend.“
✅ Exzellent: Zielgruppenanalyse, Positionierung, Kommunikationsstrategie und Tonalität – so entstehen überzeugende Angebote.
📝 Offizielle Stellungnahmen und Vereinskommunikation mit KI
Einfacher Prompt
„Schreibe eine Stellungnahme für den Verein.“
✅ Viel zu unkonkret – zu welchem Thema? Für welche Zielgruppe? Welche Position vertritt der Verein?
„Schreibe eine Stellungnahme für den Verein.“
✅ Viel zu unkonkret – zu welchem Thema? Für welche Zielgruppe? Welche Position vertritt der Verein?
Verbesserter Prompt
„Unser Sportverein soll zu geplanten Baumaßnahmen am Vereinsgelände Stellung nehmen. Bitte formuliere eine sachliche Stellungnahme, die unsere Bedenken höflich, aber bestimmt äußert.“
✅ Kontext, Thema und gewünschter Ton sind erkennbar – die KI kann strukturiert antworten.
„Unser Sportverein soll zu geplanten Baumaßnahmen am Vereinsgelände Stellung nehmen. Bitte formuliere eine sachliche Stellungnahme, die unsere Bedenken höflich, aber bestimmt äußert.“
✅ Kontext, Thema und gewünschter Ton sind erkennbar – die KI kann strukturiert antworten.
Profi-Prompt
„Als Vereinsvorstand (Kulturverein, 280 Mitglieder) muss ich eine offizielle Stellungnahme zu geplanten Kürzungen der städtischen Kulturförderung verfassen. Zielgruppe: Stadtrat, Presse, Mitglieder. Bitte formuliere eine Stellungnahme, die (1) Zahlen und Fakten nennt, (2) gesellschaftlichen Nutzen betont, (3) konstruktive Lösungsvorschläge macht, (4) zur Unterstützung aufruft. Ton: sachlich-argumentativ, aber emotional berührend.“
✅ Perfekt: Rolle, Stakeholder-Analyse, Argumentationsstrategie und Multi-Zielgruppen-Kommunikation – professionelle Öffentlichkeitsarbeit.
„Als Vereinsvorstand (Kulturverein, 280 Mitglieder) muss ich eine offizielle Stellungnahme zu geplanten Kürzungen der städtischen Kulturförderung verfassen. Zielgruppe: Stadtrat, Presse, Mitglieder. Bitte formuliere eine Stellungnahme, die (1) Zahlen und Fakten nennt, (2) gesellschaftlichen Nutzen betont, (3) konstruktive Lösungsvorschläge macht, (4) zur Unterstützung aufruft. Ton: sachlich-argumentativ, aber emotional berührend.“
✅ Perfekt: Rolle, Stakeholder-Analyse, Argumentationsstrategie und Multi-Zielgruppen-Kommunikation – professionelle Öffentlichkeitsarbeit.
💼 Bewerbungen und Karriere-Kommunikation mit KI
Einfacher Prompt
„Hilf mir bei einer Bewerbung.“
✅ Zu allgemein – für welche Position? Welche Branche? Was sind deine Stärken? Welcher Karrierestand?
„Hilf mir bei einer Bewerbung.“
✅ Zu allgemein – für welche Position? Welche Branche? Was sind deine Stärken? Welcher Karrierestand?
Verbesserter Prompt
„Ich bewerbe mich als erfahrene Projektleiterin auf eine Führungsposition in einem anderen Unternehmen. Bitte formuliere ein Anschreiben, das meine 15 Jahre Berufserfahrung und Führungsqualitäten hervorhebt.“
✅ Position, Erfahrungslevel und Zielsetzung sind klar – die KI kann gezielt argumentieren.
„Ich bewerbe mich als erfahrene Projektleiterin auf eine Führungsposition in einem anderen Unternehmen. Bitte formuliere ein Anschreiben, das meine 15 Jahre Berufserfahrung und Führungsqualitäten hervorhebt.“
✅ Position, Erfahrungslevel und Zielsetzung sind klar – die KI kann gezielt argumentieren.
Profi-Prompt
„Ich bin 52, Abteilungsleiter mit 20 Jahren Erfahrung und bewerbe mich auf eine Geschäftsführerposition in einem Familienunternehmen (Maschinenbau, 80 Mitarbeiter). Bitte formuliere ein Anschreiben, das (1) meine Führungserfahrung betont, (2) Verständnis für Familienunternehmen zeigt, (3) Change-Management-Kompetenz hervorhebt, (4) Kontinuität und Innovation verbindet. Zielgruppe: Gesellschafter der 2. Generation, die Wachstum und Tradition vereinen wollen.“
✅ Exzellent: Lebenssituation, Zielunternehmen-Analyse, Positionierungsstrategie und Generationen-Verständnis – überzeugende Karriere-Kommunikation.
„Ich bin 52, Abteilungsleiter mit 20 Jahren Erfahrung und bewerbe mich auf eine Geschäftsführerposition in einem Familienunternehmen (Maschinenbau, 80 Mitarbeiter). Bitte formuliere ein Anschreiben, das (1) meine Führungserfahrung betont, (2) Verständnis für Familienunternehmen zeigt, (3) Change-Management-Kompetenz hervorhebt, (4) Kontinuität und Innovation verbindet. Zielgruppe: Gesellschafter der 2. Generation, die Wachstum und Tradition vereinen wollen.“
✅ Exzellent: Lebenssituation, Zielunternehmen-Analyse, Positionierungsstrategie und Generationen-Verständnis – überzeugende Karriere-Kommunikation.
Was du aus diesen Beispielen lernst
- Kontext ist entscheidend: Position, Beziehung zum Empfänger und Situation immer mitteilen
- Zielgruppe definieren: „Langjähriger Kunde“, „Erfahrenes Team“ oder „Familienunternehmen“ hilft der KI enorm
- Struktur vorgeben: Nummerierte Punkte (1), (2), (3) sorgen für klare Gliederung
- Ton beschreiben: „Professionell aber persönlich“, „sachlich-argumentativ“ – so triffst du die richtige Tonalität
Dein nächster Schritt
Nimm eine berufliche E-Mail, die du schreiben musst, und formuliere drei verschiedene Prompts: einen einfachen, einen verbesserten und einen Profi-Prompt. Du wirst sehen, wie unterschiedlich und viel besser die Ergebnisse werden!
Nimm eine berufliche E-Mail, die du schreiben musst, und formuliere drei verschiedene Prompts: einen einfachen, einen verbesserten und einen Profi-Prompt. Du wirst sehen, wie unterschiedlich und viel besser die Ergebnisse werden!
