Wenn Dienstleister, Plattformen oder KI-Tools von außen kommen, brauchst du klare Regeln und ein gutes Verständnis für Datenflüsse
Immer mehr Unternehmen nutzen externe KI-Tools oder arbeiten mit Partnern, die KI einsetzen – oft ohne klare Vorgaben. Wer beruflich mit sensiblen Daten umgeht, muss verstehen, wie schnell Informationen nach außen gelangen können. Hier erfährst du, wie du Risiken erkennst und absicherst.
Was ist das Problem?
Ob Übersetzung, Textvorschlag oder Datenanalyse – viele Aufgaben werden heute mit Hilfe von KI-Tools erledigt. Diese Tools stammen fast immer von Drittanbietern, häufig aus den USA oder Asien, und laufen über Cloud-Dienste, die du selbst kaum kontrollieren kannst. Noch kritischer wird es, wenn Externe – also freie Mitarbeitende, Agenturen oder Dienstleister – diese Tools in deinem Auftrag nutzen, ohne dass du weißt, wie und wo deine Daten verarbeitet werden.
Das größte Risiko: Datenverlust durch unkontrollierten Tool-Einsatz. Viele Systeme speichern Inhalte dauerhaft, um sich selbst zu verbessern. Dadurch können geschützte oder vertrauliche Informationen unbeabsichtigt auf fremden Servern landen – teilweise automatisiert, ohne Hinweis.
Warum betrifft es dich?
Als beruflich aktive Person ab 50 übernimmst du oft Verantwortung – sei es für Projekte, Daten, Kommunikation oder Kundenkontakt. Vielleicht beauftragst du andere, Texte zu überarbeiten, E-Mails zu formulieren oder Präsentationen zu gestalten. Oder du arbeitest selbst mit Tools wie ChatGPT, Grammarly, DeepL, Midjourney oder Canva Pro.
Die zentrale Frage: Weißt du, was mit deinen Daten geschieht? Wenn du Inhalte aus deinem beruflichen Umfeld in ein öffentliches KI-Tool eingibst oder diese an Dritte weiterleitest, die selbst KI nutzen, kann das schwerwiegende Folgen haben – etwa:
- Verstoß gegen Datenschutzregeln
Kundendaten oder interne Informationen werden in Systeme eingegeben, die nicht DSGVO-konform sind – oft ohne Rechtsgrundlage. - Ungewollte Veröffentlichung
Inhalte landen durch automatische Speicherung in Trainingsdaten und können bei anderen Nutzern „wieder auftauchen“ (z. B. in ChatGPT Free). - Verlust der Vertraulichkeit
Geschäftliche Planungen, neue Ideen oder Zahlen werden auf Cloud-Servern gespeichert, ohne dass du Einfluss auf Löschung oder Zugriff hast.
Eine Kollegin nutzt ChatGPT, um eine komplexe Kundenanfrage zu strukturieren. Dabei gibt sie die Original-E-Mail inklusive Kontaktdaten und Projektbeschreibung ein. ChatGPT speichert diese Informationen auf US-Servern. Eine spätere Datenabfrage durch Dritte oder die Verwendung im Modell ist nicht ausgeschlossen – ein Verstoß gegen interne Richtlinien und u. U. gegen das Datenschutzrecht.
Was kannst du tun?
- Tool-Transparenz einfordern
Frage bei externen Partnern oder Mitarbeitenden gezielt nach, welche Tools sie einsetzen – auch bei scheinbar „kleinen Aufgaben“ wie Text-Check, Übersetzung oder Layout. - Datenschutzkonforme Varianten nutzen
Viele Anbieter bieten kostenpflichtige „sichere Versionen“ an, z. B. ChatGPT Team/Enterprise oder DeepL Pro – hier werden keine Daten gespeichert oder für Trainingszwecke verwendet. - Vertrauliche Inhalte nur anonymisiert weitergeben
Streiche Namen, Zahlen, persönliche Angaben und erkennbare Inhalte – oder formuliere sie so um, dass sie nicht zurückverfolgbar sind. - Auftragsverarbeitung regeln
Wenn Dritte mit personenbezogenen oder geschützten Daten arbeiten, muss eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) vorliegen – auch bei kleinen Dienstleistern.
Du beauftragst eine Designagentur mit einem Broschürentext. Bestehe darauf, dass keine KI-Tools ohne deine Zustimmung genutzt werden – oder gib nur einen anonymisierten Textausschnitt zur Bearbeitung frei.
Typische Fehler vermeiden
- Unkontrollierte Plug-ins verwenden
Browser-Erweiterungen oder Add-ons mit KI-Funktionalität greifen oft auf alle Daten im Browser zu – auch auf E-Mails, Inhalte von Webportalen oder interne Dokumente. - Schnell mal was testen
Aus Zeitdruck heraus werden Inhalte in Tools wie ChatGPT Free eingegeben – ohne vorher zu prüfen, ob das Tool überhaupt geeignet ist. - Keine Vereinbarung mit Dritten
Viele Unternehmen lassen externe Partner ohne klare Regeln mit sensiblen Daten arbeiten – hier drohen Haftungsfragen bei Vorfällen.
Wenn andere KI für dich einsetzen, brauchst du doppelte Klarheit: über Tools, Datenflüsse – und deine Verantwortung.
📘 Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Auftragsverarbeitung (AVV) | Vertrag zwischen Auftraggeber und Dienstleister, der die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt – rechtlich nach DSGVO verpflichtend. |
| Plug-in / Erweiterung | Zusatzprogramm für Browser oder Anwendungen, das zusätzliche Funktionen bietet – z. B. automatische Textvorschläge oder KI-basierte Hilfe. |
| Cloud-Dienst | Ein Anbieter, bei dem Daten nicht lokal, sondern über das Internet auf externen Servern gespeichert und verarbeitet werden. |
| DSGVO | Europäische Datenschutz-Grundverordnung – sie regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. |
