Ein echter KI-Beispiel-Chat – so hilft dir ChatGPT beim beruflichen Schreiben
Prompt: Ich muss unserem wichtigsten Kunden mitteilen, dass sich die Lieferung um eine Woche verzögert. Wie formuliere ich das professionell, ohne die Geschäftsbeziehung zu gefährden?
Hier ist ein professioneller Entwurf für diese sensible Situation:
Betreff: Wichtige Information zu Ihrer Bestellung [Auftragsnummer]
Sehr geehrte Frau Müller,
ich möchte Sie transparent über eine Änderung in Ihrem Lieferzeitplan informieren. Aufgrund unvorhergesehener Verzögerungen in unserer Lieferkette müssen wir den ursprünglich vereinbarten Liefertermin um eine Woche nach hinten verschieben.
Neuer Liefertermin: [Datum einfügen] statt [ursprüngliches Datum]
Wir verstehen, dass dies möglicherweise Auswirkungen auf Ihre Planung hat und bedauern diese Unannehmlichkeit sehr. Um eventuelle Probleme zu minimieren, stehe ich Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.
Als Zeichen unserer Wertschätzung für Ihr Verständnis gewähren wir Ihnen einen Rabatt von 5% auf diese Bestellung.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Möchten Sie den Ton anpassen oder haben Sie spezielle Wünsche für die Formulierung?
Verstehe – hier eine angepasste Version für eine langjährige Geschäftsbeziehung:
Betreff: Kurze Info zu Ihrer Lieferung
Liebe Frau Müller,
ich muss Ihnen leider mitteilen, dass sich Ihre Lieferung um etwa eine Woche verzögert. Bei uns ist gestern eine wichtige Produktionsmaschine ausgefallen – das Ersatzteil kommt erst Anfang nächster Woche.
Neuer Liefertermin: [Datum einfügen]
Nach 15 Jahren Zusammenarbeit wissen Sie, dass so etwas bei uns wirklich selten vorkommt. Ich ärgere mich selbst darüber, aber manchmal streikt eben die Technik.
Falls das für Sie problematisch wird, rufen Sie mich gerne an – dann schauen wir gemeinsam, was wir machen können.
Herzliche Grüße
[Ihr Name]
P.S.: Die Maschine wird übrigens komplett überholt – das sollte dann wieder Jahre halten.
Passt dieser Ton besser zu Ihrer Beziehung?
Gerne! Hier die E-Mail ohne P.S.:
**Betreff:** Kurze Info zu Ihrer Lieferung
Liebe Frau Müller,
ich muss Ihnen leider mitteilen, dass sich Ihre Lieferung um etwa eine Woche verzögert. Bei uns ist gestern eine wichtige Produktionsmaschine ausgefallen – das Ersatzteil kommt erst Anfang nächster Woche.
Neuer Liefertermin: [Datum einfügen]
Nach 15 Jahren Zusammenarbeit wissen Sie, dass so etwas bei uns wirklich selten vorkommt. Ich ärgere mich selbst darüber, aber manchmal streikt eben die Technik.
Falls das für Sie problematisch wird, rufen Sie mich gerne an – dann schauen wir gemeinsam, was wir machen können.
Herzliche Grüße
[Ihr Name]
Und hier die WhatsApp-Version:
Hallo Frau Müller!
Kurze Info: Ihre Lieferung verzögert sich leider um ca. eine Woche. Unsere Hauptmaschine ist gestern ausgefallen 😕
Neuer Termin wäre der [Datum].
Tut mir wirklich leid – nach 15 Jahren wissen Sie ja, dass das bei uns selten passiert. Falls das Probleme macht, einfach anrufen!
Viele Grüße
[Ihr Name]
Sehr gute Frage! Hier sind bewährte Prinzipien für schwierige Nachrichten:
Die 4-Schritte-Formel:
1. Direkt zur Sache – keine langen Einleitungen
2. Grund nennen – ehrlich, aber nicht zu detailliert
3. Lösung anbieten – was tun Sie dagegen?
4. Gesprächsbereitschaft – zeigen Sie, dass Sie da sind
Tonfall je nach Beziehung:
– Formal/neu: „Wir bedauern…“ „Wir bitten um Verständnis…“
– Etabliert: „Leider muss ich Ihnen mitteilen…“ „Das tut mir leid…“
– Vertraut: „Ich ärgere mich selbst…“ „Das ist wirklich ärgerlich…“
Was immer funktioniert:
✓ Verantwortung übernehmen statt Ausreden
✓ Konkrete neue Termine statt „bald“ oder „demnächst“
✓ Lösungen anbieten statt nur Probleme schildern
✓ Erreichbarkeit signalisieren für Rückfragen
Faustregel: Je länger die Geschäftsbeziehung, desto menschlicher darf der Ton sein.
