Kurz & bündig
Mit modernen KI-Tools wie Microsoft Copilot, Otter.ai oder Whisper lassen sich Meetings automatisch aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen – sofern alle Teilnehmenden zustimmen und dein System es erlaubt.
Warum ist das Thema „KI Protokoll Meeting“ heute so wichtig?
Wer viel in Online-Besprechungen sitzt, kennt das Problem: Nach dem Gespräch folgt der Aufwand – Protokolle schreiben, Aufgaben sortieren, Ergebnisse sichern. KI-Tools übernehmen heute einen großen Teil dieser Arbeit. Sie hören mit, schreiben mit und fassen die Inhalte automatisch zusammen.
In Microsoft Teams ist diese Funktion über Copilot bereits integriert – bei entsprechender Lizenz. Auch Tools wie Otter.ai, Whisper oder spezialisierte Lösungen wie Jamie bieten automatische Protokollierung an.
Praxisbeispiel: Verwaltung
Herr S., 59, arbeitet in der Verwaltung eines größeren Unternehmens. Früher schrieb er Protokolle mühsam per Hand. Heute nutzt er Microsoft Copilot in Teams. Nach Zustimmung aller Teilnehmenden erstellt das System eine Zusammenfassung mit Aufgaben, Zitaten und offenen Punkten. „Ich überprüfe nur noch – 80 % sind schon fertig“, sagt er.
Wie funktioniert das automatische KI-Protokoll in Microsoft Teams?
Wenn dein Unternehmen Microsoft 365 mit Copilot verwendet, kannst du in Teams folgende Funktionen nutzen:
- ✍️ Transkription aktivieren: Nur wenn sie vorab freigeschaltet ist, erstellt Copilot eine Mitschrift.
- 💬 Live-Mitschrift und Highlights: Im Chat erscheinen Gesprächsabschnitte in Echtzeit.
- 🧠 Intelligent Recap: Zusammenfassungen, Zitate, Aufgaben und To-dos nach dem Meeting – für Premium-Lizenzen.
- 📧 Integration in Outlook und Planner: Aufgaben werden automatisch zugeordnet.
Wichtig: Copilot transkribiert Meetings nicht automatisch. Die Funktion muss durch den Organisator aktiviert werden. Ab Ende 2025 werden Transkripte außerdem nicht mehr dauerhaft gespeichert, wenn Copilot aktiv ist.
Welche Alternativen gibt es zu Copilot?
Nicht jedes Unternehmen nutzt Microsoft 365 mit Copilot. Diese Tools sind gute Alternativen:
Otter.ai
Otter.ai kann sich in Zoom, Google Meet oder Teams einklinken und erstellt nach Zustimmung aller Teilnehmenden ein Transkript mit Zeitmarken und Zusammenfassung.
- 🌍 Besonders nützlich für internationale Teams
- ⚖️ Achtung: Es gab 2025 Datenschutzklagen gegen Otter.ai wegen Mitschnitt-Praktiken
- 🔒 Prüfe, ob dein Unternehmen den Cloud-Einsatz erlaubt
Whisper + ChatGPT
Wenn du ein Meeting aufzeichnest (mit Einwilligung!), kannst du die Audiodatei mit Whisper in Text umwandeln und mit ChatGPT automatisch zusammenfassen lassen.
- 🧩 Ideal für Interviews, Ehrenamt oder Bildungsprojekte
- 🗂️ Ausgabe als strukturierter Bericht oder Aufgabenliste möglich
Praxisbeispiel: Bildung & Ehrenamt
Frau T., 62, leitet eine ehrenamtliche Arbeitsgruppe. Sie nutzt Whisper und ChatGPT, um Diskussionen aus Workshops zu verschriftlichen. Anschließend erstellt ChatGPT automatisch Aufgaben und Beschlüsse – das spart ihr pro Sitzung über eine Stunde Nacharbeit.
Wie läuft das in der Praxis ab?
- 📋 Vor dem Meeting: Einwilligung aller Teilnehmenden einholen.
- 🎙️ Während des Meetings: Transkription aktivieren (z. B. in Teams oder Otter).
- 🧾 Nach dem Meeting: Zusammenfassung prüfen, ergänzen und speichern.
Merksatz: KI ersetzt kein gutes Zuhören – aber sie macht die Nachbereitung deutlich leichter.
Was bringt dir das konkret?
- ⏰ Zeitersparnis: Protokolle entstehen fast automatisch
- ✅ Bessere Übersicht: Aufgaben und Zitate bleiben nachvollziehbar
- 🎧 Mehr Konzentration: Du kannst aktiv zuhören statt mitschreiben
- 🧘♂️ Weniger Stress: Die Nachbereitung wird entspannter
Was ist beim Datenschutz zu beachten?
- 🔐 Einwilligung ist Pflicht: Alle müssen der Aufzeichnung zustimmen.
- 🚫 Keine verdeckten Mitschnitte: Das ist in Deutschland strafbar.
- 🏢 Nur freigegebene Tools nutzen: Kläre mit IT oder Datenschutzbeauftragten, welche Tools erlaubt sind.
- ☁️ Cloud-Risiken prüfen: Achte auf Datenübertragung in die USA und GDPR-Konformität.
Tipp: Wenn Datenschutz oberste Priorität hat, nutze EU-basierte Alternativen wie Jamie oder lokal installierte Transkriptionslösungen.
Fazit
Meetings automatisch zusammenfassen – das geht heute mit KI sehr zuverlässig. Ob mit Copilot, Otter.ai oder Whisper: Die Technik hilft, Zeit zu sparen und Aufgaben klar zu dokumentieren. Wichtig ist, die Zustimmung aller Teilnehmenden einzuholen und Datenschutzregeln einzuhalten.
KI-Tools entwickeln sich schnell weiter – prüfe regelmäßig, welche Funktionen und Richtlinien aktuell gelten.
Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Copilot | KI-Funktion in Microsoft 365, die Gespräche mitschreibt und zusammenfasst. |
| Otter.ai | Online-Tool für automatische Transkription und Meeting-Zusammenfassungen. |
| Whisper | KI von OpenAI zur Umwandlung von Audio in Text. |
| Transkription | Übertragung von gesprochenem in geschriebenen Text. |
| Einwilligung | Erlaubnis aller Teilnehmenden für Aufzeichnung oder Mitschrift. |
Weiterführende Informationen
- Microsoft Copilot – aktuelle Funktionen
- Otter.ai – Website
- Whisper von OpenAI
- BfDI – Datenschutzbehörde Deutschland
- Chat Beispiel
