Wie du mit KI schneller schreibst, verständlicher formulierst – und trotzdem keine Datenrisiken eingehst
KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder Grammarly helfen bei E-Mails, Protokollen und Textvorschlägen. Aber Achtung: Wer dabei unbedacht Inhalte eingibt, riskiert Datenschutzverstöße oder fehlerhafte Aussagen. Hier erfährst du, wie du sicher, effizient und regelkonform kommunizierst.
Was ist das Problem?
Viele nutzen KI bereits in der beruflichen Kommunikation – oft unbewusst. In Office-Programmen schreiben Assistenten E-Mails vor, schlagen Formulierungen vor oder kürzen Texte. In Protokollen helfen Tools beim Strukturieren, Zusammenfassen oder Umformulieren. So hilfreich das ist: Du gibst Daten weiter, oft ohne zu merken, wie weitreichend das ist.
Je nach Tool fließen deine Eingaben an Cloud-Server außerhalb der EU, werden gespeichert oder analysiert – manchmal sogar für spätere Trainings genutzt. Das kann problematisch sein, wenn du vertrauliche Gesprächsinhalte, persönliche Daten oder interne Bewertungen eingibst.
Warum betrifft es dich?
Im Berufsalltag kommunizierst du täglich schriftlich – per E-Mail, in Teams, bei der Protokollerstellung oder für Präsentationen. KI kann dich enorm unterstützen – aber du musst wissen:
- Was du eingeben darfst
Nicht alles, was in einem Meeting gesagt wurde, darf so an ein KI-Tool weitergegeben werden. - Wie du sensible Inhalte schützt
Anonymisierung, Reduktion oder der bewusste Verzicht auf gewisse Angaben sind oft nötig. - Wann du haftest
Wenn durch KI-Nutzung falsche Aussagen oder Datenschutzverstöße passieren, trägst du Verantwortung.
Du nutzt ChatGPT, um ein Teamprotokoll zusammenzufassen – inklusive Diskussion über Budgetkürzungen, Namen und kritische Einschätzungen. Die Inhalte landen dauerhaft auf einem US-Server und könnten theoretisch rekonstruiert werden. Die Weitergabe dieser Informationen war jedoch intern nicht erlaubt.
Was kannst du tun?
- Anonymisiere Inhalte, bevor du sie eingibst
Nenne keine echten Namen, Projektbezeichnungen oder finanziellen Details – ersetze sie durch Platzhalter. - Nutze datenschutzkonforme Tools
Verwende bevorzugt KI-Anwendungen mit DSGVO-Option – z. B. Microsoft Copilot (Unternehmensversion), ChatGPT Team oder DeepL Pro. - Nutze KI eher zur Nachbearbeitung
Formuliere Texte erst grob vor und nutze KI dann zur Optimierung – so behältst du die Kontrolle über die Inhalte. - Weise Kollegen auf Regeln hin
Wenn andere Tools nutzen, sensibilisiere sie für Datenschutz und Formulierungsverantwortung – gerade bei heiklen Themen.
Typische Fehler vermeiden
- Protokolle unreflektiert eingeben
Gerade Meeting-Notizen enthalten oft persönliche Einschätzungen, Namen oder kritische Aussagen – das gehört nicht ungeprüft in KI-Systeme. - Vollständige E-Mails kopieren
Wenn du E-Mails mit echten Absenderdaten, Kundennamen oder Adressen zur Überarbeitung eingibst, riskierst du Datenschutzverstöße. - Zu großes Vertrauen in KI-Vorschläge
KI kann Texte klarer machen – aber nicht immer inhaltlich korrekt oder neutral. Prüfe Aussagen, Tonfall und juristische Relevanz.
KI kann dir das Schreiben erleichtern – aber du bestimmst, was rausgeht. Form, Inhalt und Verantwortung bleiben bei dir.
📘 Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Microsoft Copilot | KI-gestützter Assistent in Office 365 (Outlook, Word, Teams), der beim Schreiben, Zusammenfassen oder Vorschlagen hilft. |
| Anonymisierung | Entfernen oder Ersetzen von persönlichen Daten, um Rückschlüsse auf einzelne Personen zu verhindern. |
| Prompt | Die Eingabeaufforderung oder Frage, die du einer KI stellst – z. B. „Fasse dieses Meeting zusammen“. |
| DSGVO-konform | Ein Tool erfüllt die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung – z. B. durch sicheren Serverstandort, Datensparsamkeit oder Vertrag zur Auftragsverarbeitung. |
