Zwischen Innovation und Verantwortung: So nutzt du KI regelkonform im Berufsalltag – ohne böse Überraschungen bei Datenschutz, Urheberrecht oder Sicherheit.
Kurz & bündig
Wer im Beruf KI einsetzt, muss rechtliche und interne Regeln beachten – selbst bei kleinen Aufgaben. Dieser Leitfaden zeigt dir, worauf du achten solltest, damit DSGVO, Urheberrecht, IT‑Sicherheit und Betriebsgeheimnisse gewahrt bleiben.
Was ist das Problem?
KI ist kein rechtsfreier Raum. Für E‑Mails, Übersetzungen, Entwürfe oder Analysen gelten weiterhin verbindliche Regeln. Viele unterschätzen das – weil KI‑Tools so leicht verfügbar und intuitiv sind. Dennoch bleibt die Verantwortung für Inhalt, Daten und Entscheidungen bei dir und deinem Unternehmen.
Warum betrifft es dich?
Auch mit Compliance‑Abteilung bist du Teil der Kette. Wer KI nutzt, kann Fehler, Datenschutzverstöße oder Geheimnisverrat auslösen – bewusst oder unbewusst. Das gilt für Führungskräfte, Sachbearbeitung, Projektteams und Ehrenamtliche mit Datenzugriff.
Typische Fragen, die du dir stellen solltest
- 📤 Darf ich diese Inhalte eingeben? (E‑Mails, Entwürfe, Kundendaten, Notizen, Code)
- ✅ Ist das Ergebnis verlässlich – und wer haftet? (Faktenprüfung, Bias, Halluzinationen, Haftung)
- 🏛️ Welche internen Vorgaben gelten? (Tool‑Freigaben, Betriebsvereinbarungen, Leitlinien)
- 🔐 Welche Daten sind tabu? (besonders schützenswerte, personenbezogene, vertrauliche Informationen)
Praxisbeispiel: Marketing & Grafik
Eine Kollegin erstellt mit einem Bild‑Generator Grafiken für einen Flyer. Im Prompt nutzt sie interne Produktnamen; einige Entwürfe zeigen markenrechtlich geschützte Logos. Der Flyer wird veröffentlicht – es folgt eine Abmahnung. Lerneffekt: Keine vertraulichen Begriffe in Prompts; Bildrechte und Markenrechte vorher klären.
Praxisbeispiel: Text & Übersetzung
Ein Team lässt Support‑Antworten automatisch übersetzen. Ohne Qualitätssicherung schleichen sich inhaltliche Fehler ein; Kund:innen werden falsch informiert. Lerneffekt: Fachliche Prüfung (Vier‑Augen‑Prinzip) und Freigabeprozess etablieren.
Rechtsrahmen kurz erklärt (DSGVO & EU AI Act)
- 📜 DSGVO/BDSG: Bleibt die Basis. Grundsätze wie Rechtmäßigkeit, Datenminimierung, Zweckbindung, Transparenz und Betroffenenrechte gelten unverändert – auch bei KI.
- 🇪🇺 EU AI Act: Ergänzt die DSGVO um KI‑spezifische Pflichten. Anwendung erfolgt gestaffelt (ab 2025/26 je nach Bereich). Rein militärische Systeme sind ausgenommen; für Dual‑Use oder zivilen Einsatz gelten Vorgaben je nach Risikoklasse (z. B. Transparenz, Risikomanagement, Dokumentation).
- ⚠️ Verbotene Praktiken: z. B. manipulative KI zur Ausnutzung von Schwächen, Social‑Scoring durch Behörden, unzulässige biometrische Klassifizierung (Details je nach nationaler Umsetzung).
Wichtig: Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht. Beides gilt parallel. Für Hochrisiko‑KI (z. B. in HR, Kredit, kritischer Infrastruktur) kommen zusätzliche Pflichten wie Daten‑/Modell‑Dokumentation, Qualitätsmanagement, Protokollierung, Human‑Oversight und ggf. Konformitätsbewertung hinzu.
Was kannst du konkret tun? – Compliance in 6 Schritten
- 📚 Richtlinien kennen: Interne KI‑Policy/Checklisten lesen und befolgen.
- 🔐 Daten schützen: Keine vertraulichen/personenbezogenen Daten in offene Tools – nur freigegebene Systeme nutzen.
- 🧪 Qualität sichern: Faktencheck, Quellenprüfung, Bias‑Check; Ergebnisse stets gegenlesen lassen.
- 📝 Dokumentieren: Prompts, Version des Modells, Datum/Uhrzeit und wesentliche Änderungen festhalten.
- 👥 Human‑in‑the‑Loop: Freigabeprozesse (Vier‑Augen‑Prinzip) für externe Veröffentlichungen, rechtliche Inhalte, Kundenkommunikation.
- 🆘 Nachfragen: Bei Unsicherheit IT/Datenschutz/Legal einbinden – lieber einmal mehr fragen als riskieren.
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
- 🙈 „Alle machen das so“: Verbreitung ersetzt keine Freigabe – interne Regeln beachten.
- 🕳️ Keine Dokumentation: Ohne Nachweis wird Compliance schwer; mindestens kurze Protokolle führen.
- 🤖 Blindes Vertrauen: KI halluziniert. Juristische, medizinische oder finanzielle Aussagen immer prüfen.
- 📤 Prompt‑Lecks: Keine Geheimnisse/Personendaten in Prompts; Pseudonymisierung/Maskierung nutzen.
- ⚙️ „Shadow IT“: Unfreigegebene Tools meiden; stattdessen freigegebene Alternativen einsetzen.
Urheberrecht kurz & knapp:
Prüfe Nutzungsrechte für Bilder, Texte, Code und Modelle. Generative Inhalte können fremde Rechte tangieren. Lizenzbedingungen (auch der KI‑Plattform) lesen und speichern.
Mini‑Checkliste: Bin ich auf der sicheren Seite?
- 🧭 Zweck klar? – Ich weiß, warum ich KI einsetze und welche Daten ich verwende.
- 🔐 Daten ok? – Keine sensiblen/unnötigen Personendaten in offenen Tools.
- 📄 Dokumentiert? – Prompt, Modellversion, Datum, Freigabe protokolliert.
- 👀 Geprüft? – Faktencheck, Quellen, Bias, rechtlicher Blick.
- ✅ Freigegeben? – Interne Policy befolgt, ggf. Legal/DSB eingebunden.
FAQ – kurz & verständlich
- Muss ich KI‑Nutzung kennzeichnen?
- Nicht immer, aber Transparenz schafft Vertrauen. Externe Publikationen/Kundenkommunikation sollten zumindest intern dokumentieren, wann KI beteiligt war; Unternehmensrichtlinien können eine Kennzeichnung verlangen.
- Darf ich Personendaten mit KI verarbeiten?
- Nur mit Rechtsgrundlage und in freigegebenen Systemen. Für sensible Daten gelten erhöhte Anforderungen (z. B. DSFA, Verträge zur Auftragsverarbeitung).
- Wer haftet bei Fehlern?
- Grundsätzlich das Unternehmen; intern können Verantwortlichkeiten geregelt sein. Deshalb: Freigabeprozesse und Dokumentation.
- Gilt der EU AI Act für mich?
- Kommt auf die Anwendung an. Für viele Alltags‑Use‑Cases greifen vor allem Transparenz‑ und Dokumentationspflichten. Hochrisiko‑Bereiche haben deutlich schärfere Vorgaben.
- Wie wähle ich „sichere“ Tools?
- Auf Unternehmensfreigabe, Standort der Datenverarbeitung, Verschlüsselung, Verträge (AVV/DPAs) und Auditfunktionen achten.
Merksatz
KI darf dir Arbeit abnehmen – die Verantwortung bleibt bei dir. Dokumentation + Prüfung = dein bester Schutz.
Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Compliance | Einhaltung gesetzlicher/unternehmensinterner Regeln (z. B. Datenschutz, Urheberrecht, Verhaltensregeln). |
| Tool‑Freigabe | Offizielle Erlaubnis für den beruflichen Einsatz eines KI‑Tools (oft schriftlich geregelt). |
| Transparenzpflicht | Unter Umständen offenzulegen, dass KI beteiligt war; mindestens intern dokumentieren. |
| DSFA/DPIA | Datenschutz‑Folgenabschätzung für risikoreiche Verarbeitungen. |
| Human‑in‑the‑Loop | Menschliche Prüfung/Freigabe in kritischen Schritten. |
Weiterführende Informationen
Externe Links
