So erkennst du berufliche Grenzen bei ChatGPT, DeepL & Co
„Dieser Artikel zeigt dir, was du selbst im Griff hast – unabhängig davon, wie sicher das Tool selbst ist.“
Kurz & bündig
Frage: Was darf ich beruflich mit KI-Tools wie ChatGPT, DeepL oder Copilot machen – und wo liegen die Grenzen?
Antwort: KI-Tools können viele Aufgaben im Job erleichtern – etwa beim Schreiben, Übersetzen oder Strukturieren. Doch nicht alles darf einfach ausgelagert werden: Vertrauliche Daten, personenbezogene Informationen oder interne Inhalte gehören nicht ungeprüft in externe Systeme. In diesem Beitrag erfährst du, worauf du achten musst, wie du Risiken erkennst – und welche Regeln im Unternehmen gelten können.
KI kann viel – aber nicht alles darf nach außen
Ob Texte schreiben, Übersetzen oder Analysieren: KI ist eine große Hilfe im Beruf. Aber wenn du einfach alles in ein Tool wie ChatGPT kopierst, kannst du gegen Datenschutz, Vertraulichkeit oder sogar deinen Arbeitsvertrag verstoßen – oft ohne es zu merken.
Was du in deinem Beruf mit KI bearbeiten darfst – und was nicht
Erlaubt ist grundsätzlich, was öffentlich ist, keine vertraulichen Daten enthält und deinem Unternehmen nicht schadet. Problematisch wird es, wenn du:
- personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Kundennummern weitergibst,
- interne Inhalte wie Projektpläne, Umsatzzahlen oder Bewertungen teilst,
- Texte aus fremden Quellen (z. B. Verträge, Studien) 1:1 kopierst – Stichwort Urheberrecht,
- Vertrauliches automatisiert prüfen lässt – etwa Bewerbungen oder Kundenbriefe mit kritischen Inhalten.
Wo du selbst Verantwortung trägst – auch ohne IT-Wissen
Viele Tools erscheinen harmlos. Aber du solltest dir vor jeder Nutzung drei Fragen stellen:
- Habe ich echte Namen oder sensible Daten im Text?
Wenn ja: lieber nicht kopieren – oder durch Platzhalter ersetzen. - Würde ich den Inhalt so auf eine Website stellen?
Wenn nein: dann hat er auch in ChatGPT & Co nichts verloren. - Gibt es in meinem Unternehmen Regeln zur KI-Nutzung?
Frage bei Unsicherheit lieber nach – viele Firmen entwickeln gerade Richtlinien.
Beispiele aus dem Arbeitsalltag – erlaubt oder nicht?
| Situation | Mit KI erlaubt? | Hinweis |
|---|---|---|
| Text für interne Einladung schreiben lassen | ✅ Ja | Solange keine vertraulichen Infos enthalten sind |
| Bewerbung analysieren lassen (Name, Werdegang etc.) | ❌ Nein | Personenbezogene Daten dürfen nicht ungeprüft in KI-Tools eingegeben werden |
| Marketing-Text für Firmenwebsite mit Copilot vorschlagen lassen | ✅ Ja | Wenn Inhalte neutral und öffentlich sind – kein Problem |
| Projektbeschreibung aus vertraulichem Kundenangebot prüfen lassen | ❌ Nein | Vertrauliche Unterlagen dürfen nicht nach außen gelangen |
| Allgemeine Gesetzestexte zusammenfassen lassen | ✅ Möglich | Aber: Keine Rechtsberatung durch KI, nur zur Orientierung verwenden |
Typische Irrtümer – und was wirklich stimmt
- „Wenn ich einen kostenlosen Account nutze, passiert nichts.“
➤ Doch – kostenlose Tools speichern Eingaben oft für Trainingszwecke. - „Ich mache das auf meinem privaten Gerät, also ist es egal.“
➤ Auch privat eingegebene berufliche Daten unterliegen Firmen- und Datenschutzregeln. - „Ich hab den Namen ja rausgelöscht, dann ist es anonym.“
➤ Wenn der Rest Rückschlüsse auf Personen zulässt, ist es trotzdem kritisch.
Woran du erkennst, ob dein Unternehmen KI erlaubt – oder nicht
Viele Firmen haben inzwischen klare Regeln, andere sind noch in der Findungsphase. Hinweise findest du oft in:
- IT-Richtlinien oder Mitarbeiterhandbüchern
- Infos vom Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat
- Vorgaben auf Unternehmens-Geräten (z. B. blockierte Tools)
Wenn du nichts findest, frag aktiv nach – dein Arbeitgeber muss dich darüber informieren, was erlaubt ist.
Fazit: Besser fragen – als später rechtfertigen
KI kann deinen Berufsalltag erleichtern – aber du trägst Mitverantwortung dafür, wie du sie einsetzt. Wenn du im Zweifel bist: Verzichte lieber auf eine Eingabe oder nutze gesicherte, firmeneigene KI-Lösungen. Ein guter Leitsatz:
Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Vertrauliche Daten | Informationen, die nicht an Außenstehende weitergegeben werden dürfen – z. B. Geschäftsgeheimnisse, Personalinfos, Planungen. |
| Personenbezogene Daten | Alle Daten, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifizierbar ist. |
| Urheberrecht | Schützt die Rechte von Autorinnen und Autoren – z. B. bei Texten, Bildern oder Präsentationen. |
| Copilot | Bezeichnung für KI-Funktionen, z. B. in Microsoft 365, die bei Texten, Zahlen oder Mails unterstützen. |
