Was mitgeschrieben wird – und warum du genau hinschauen solltest
„Auch wenn du dich korrekt verhältst: Jedes KI-Tool speichert Daten unterschiedlich. Hier erfährst du, wie sicher die Anbieter wirklich sind – und worauf du achten solltest, bevor du dich für ein Tool entscheidest.“
Kurz & bündig:
Viele beruflich genutzte KI-Tools laufen über das Internet – und speichern, was du eingibst. Wer sensible Daten eingibt, riskiert ungewollte Offenlegung. In diesem Beitrag erfährst du, worauf du achten musst, wenn du KI im Beruf nutzt – und wie du Tools wie ChatGPT, DeepL oder Copilot datenschutzkonform einsetzt.
Warum Sicherheit bei KI-Tools nicht selbstverständlich ist
Ob du einen Text übersetzen, ein Protokoll schreiben oder eine E-Mail zusammenfassen lässt – viele KI-Tools machen das im Handumdrehen. Was viele unterschätzen: Die Inhalte, die du eingibst, sind oft nicht privat. Viele Tools speichern sie für Trainingszwecke oder geben sie sogar an Dritte weiter.
Typische Berufssituationen – und ihre Risiken
Im Alltag wirken KI-Helfer harmlos. Doch schon bei kleinen Aufgaben können Daten in die falschen Hände geraten:
- Du willst eine Kundenanfrage auf Englisch beantworten
Du kopierst die Mail in DeepL oder ChatGPT – mitsamt Namen, Anliegen und E-Mail-Adresse. Damit verlässt die Anfrage deine sichere Firmenumgebung. - Du schreibst ein Meeting-Protokoll mit ChatGPT
Die Stichpunkte enthalten vertrauliche Projektdaten oder interne Bewertungen. Diese werden im KI-System möglicherweise gespeichert. - Du analysierst Verkaufszahlen mit Excel Copilot
Je nach Firmeneinstellung können deine Daten dabei über Microsoft-Server verarbeitet werden. Die IT muss das geprüft und abgesichert haben.
Wann du besonders vorsichtig sein solltest
Viele Daten gelten als „personenbezogen“ oder „geschäftskritisch“. Gibst du sie in ein KI-Tool ein, ohne es zu wissen, kann das problematisch werden. Besonders sensibel sind:
- Personendaten
Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen - Interna
Projekte, Planungen, Umsätze, Bewertungen, interne Mails - Kundendaten
alles, was einen Kunden identifizierbar macht
So schützt du dich – auch ohne IT-Experte zu sein
Mit diesen einfachen Regeln schützt du dich und dein Unternehmen bei der KI-Nutzung:
- Vertrauliches bleibt intern
Gib niemals ungekürzt echte Namen, Geschäftszahlen oder sensible Inhalte in ein KI-Tool ein – es sei denn, deine IT hat es ausdrücklich freigegeben. - Nutze offizielle Business-Tools
Wenn dein Unternehmen Microsoft 365 Copilot, DeepL Pro oder eine KI-Plattform mit Vertrag nutzt, ist das Risiko deutlich geringer – frag bei eurer IT nach. - Verwende Platzhalter
Statt „Muster GmbH“ oder „Kundin Frau Huber“ schreibe z. B. „Firma A“ oder „Kundin X“. Das genügt oft für einen sinnvollen KI-Vorschlag. - Frag dich: Würde ich das so ins Internet stellen?
Wenn du bei einem Inhalt zögerst – nicht kopieren. Lieber auf interne Freigaben oder geschützte Tools warten.
Welche Tools du sicherer nutzen kannst – und welche eher nicht
Hier ein schneller Überblick:
| Tool | Sicher im Beruf? | Hinweis |
|---|---|---|
| ChatGPT (kostenfrei) | ❌ Nein | Keine Datenschutz-Garantie, Inhalte können gespeichert werden |
| ChatGPT Team / Enterprise | ✅ Besser | Mit Unternehmensvertrag, keine Inhaltsnutzung zu Trainingszwecken |
| DeepL (kostenfrei) | ❌ Nein | Übersetzungen werden gespeichert, teils analysiert |
| DeepL Pro | ✅ Ja | Texte werden nicht gespeichert, wenn Vertrag aktiv |
| Microsoft 365 Copilot | ✅ Ja (wenn aktiviert) | Datenschutz über Firmenkonto, IT muss es korrekt einrichten |
| Google Gemini | ❌ Meist ungeeignet | Unklare Datenverarbeitung – nicht ohne Prüfung verwenden |
Was du in Besprechungen oder im Homeoffice beachten solltest
KI-Tools werden oft im Vorbeigehen genutzt – auch im Homeoffice oder unterwegs. Achte in diesen Situationen besonders auf Sicherheit:
- Privates Gerät im Job?
Nutze keine KI-Tools auf privaten Geräten mit sensiblen Inhalten – es fehlt meist an Sicherheitsvorkehrungen. - KI-Notizen im Meeting?
Erlaube das nur mit Zustimmung aller Beteiligten. Manche Tools zeichnen Gespräche auf – ohne dass alle es merken. - Textvorschläge mit Risiko?
Tools wie Copilot in Outlook oder Word helfen bei der Formulierung – prüfen aber nicht, ob ein Text rechtlich oder fachlich korrekt ist. Du bleibst verantwortlich.
📘 Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Personenbezogene Daten | Alle Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann – z. B. Name, E-Mail, Adresse. |
| Copilot | KI-Funktion von Microsoft, die in Programme wie Outlook, Word oder Excel integriert ist und Texte analysiert oder vorschlägt. |
| Platzhalter | Allgemeine Begriffe wie „Kundin A“ oder „Projekt X“, mit denen du echte Namen oder Inhalte ersetzt, um Datenschutz zu wahren. |
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