Mit KI planen & strukturieren – Aufgaben clever sortieren

Kapitel 10

aktualisiert:

Symbolbild -Prompt Beispiele

Beruflicher Prompt

Einfacher Prompt
„Ich brauche Hilfe beim Planen meiner Aufgaben.“
✅ Der Wille ist da – aber die KI weiß noch nicht, worum es konkret geht.
Verbesserter Prompt
„Ich bin berufstätig (Teilzeit), betreue ein Projekt und bekomme viele E-Mails. Bitte hilf mir, meine Woche grob zu strukturieren – mit festen Zeitblöcken und Prioritäten.“
✅ Jetzt kennt die KI deine Rolle, dein Ziel und den gewünschten Planungsstil.
Profi-Prompt
„Ich arbeite 30 Stunden pro Woche, oft im Homeoffice, und habe aktuell drei Aufgabenbereiche: Projektleitung, Kundenservice, interne Abläufe. Bitte erstelle mir eine Wochenstruktur mit Zeitblöcken, Prioritäten (z. B. Mo-Vormittag: Fokuszeit), kleinen Pausen und Vorschlägen für Tagesstarts.“
✅ Umfangreich und klar – so kann die KI realistisch helfen, ohne zu überfordern.

Ehrenamtlicher Prompt

Einfacher Prompt
„Ich hab gerade so viel im Kopf – kannst du mir helfen?“
✅ Sehr menschlich – aber ohne Thema oder Ziel kann die KI wenig strukturieren.
Verbesserter Prompt
„Ich engagiere mich ehrenamtlich in einem Seniorentreff und habe aktuell viele Aufgaben. Bitte hilf mir, daraus eine einfache To-do-Liste zu machen – nach dringend, bald und später.“
✅ Die KI kennt jetzt deine Rolle und Prioritäten – daraus wird eine klare Liste.
Profi-Prompt
„Ich bin ehrenamtlich im Seniorenrat aktiv und plane ein kleines Sommerfest. Bitte hilf mir, meine Gedanken (Einladungen, Einkauf, Helfer, Ablaufplan) in eine strukturierte Aufgabenliste mit zeitlicher Reihenfolge umzuwandeln – Ziel: gute Übersicht für die nächsten 3 Wochen.“
✅ Klare Struktur mit Ziel und Zeitrahmen – ideal für einen echten Plan mit KI-Hilfe.

Vereins-Prompt

Einfacher Prompt
„Wie plane ich eine Veranstaltung mit KI?“
✅ Guter Ansatz – aber zu offen: Welche Art von Veranstaltung? Was ist dein Ziel?
Verbesserter Prompt
„Ich möchte ein Vereinsfest organisieren (ca. 80 Gäste). Bitte hilf mir, einen groben Ablauf und die wichtigsten Aufgaben zu erstellen – idealerweise mit Phasen wie Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung.“
✅ Die KI versteht Anlass, Ziel und Struktur – das führt zu brauchbaren Vorschlägen.
Profi-Prompt
„Wir planen im Verein ein Sommerfest mit ca. 100 Gästen. Ich brauche eine strukturierte Planungshilfe: (1) Liste der Hauptaufgaben mit Zeitrahmen, (2) Hinweise zur Aufgabenteilung im Team, (3) Vorschläge für einen Wochenplan ab jetzt bis zum Festtermin (1. Sept). Bitte alles klar gegliedert.“
✅ Sehr konkret – die KI kann daraus eine vollständige Projektübersicht mit Zeitplan machen.

Wenn du gleich mal Lust hast, einen Prompt auszuprobieren …

… dann kannst du gerne unseren eigenen KI-Helfer nutzen. Du solltest aber wissen, dass wir ihn bisher nicht auf die hier angesprochenen beruflichen Themen trainiert haben, sondern lediglich auf die technischen Themen. Trotzdem kann er dir sicherlich hilfreiche Tipps geben und du kannst hinterher immer noch überlegen, welches KI-Tool du für dich nutzen möchtest.

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Hinweis:

Früher wurden Programme so geschrieben, dass sie auf eine bestimmte Eingabe immer dieselbe Antwort gaben. Künstliche Intelligenz funktioniert anders: Sie analysiert jede Anfrage neu – deshalb werden die Antworten leicht variieren, auch wenn ihr die Frage aus unseren Beispielen 1:1 verwendet.